Biuro rachunkowe – czym się zajmuje?

Biuro rachunkowe to podmiot, który na rzecz swoich klientów świadczy usługi z zakresu rachunkowości, a także prowadzenia dokumentacji, w tym płacowej i kadrowej. Biuro rachunkowe stanowi więc istotną pomoc dla osób, których firma jest zbyt mała do otwierania specjalnego działu księgowości i zatrudnienia księgowej na stałe.

Biuro rachunkowe – w jaki sposób rozpocząć współpracę?

Przed wyborem odpowiedniego biura rachunkowego podstawową kwestią jest zasięgnięcie opinii o lokalnych podmiotach świadczących usługi w tym zakresie. W niektórych miastach, zwłaszcza większych, wybór może być naprawdę duży, więc warto wcześniej podpytać znajomych o polecane firmy. Dobrym rozwiązaniem jest także sprawdzenie opinii w Internecie.

Biuro rachunkowe dobrze jest wybrać niedaleko miejsca prowadzenia swojej działalności. W niektórych przypadkach wskazany jest bowiem bezpośredni kontakt. Może się okazać, że księgowa oczekiwać będzie comiesięcznego, osobistego dostarczenia faktur i rachunków. Coraz częściej jednak biuro rachunkowe stawia na nowoczesność i obieg dokumentów ma na przykład formę elektroniczną. W tym przypadku wszystko jest także kwestią prowadzonej przez siebie działalności i na przykład liczby zatrudnianych pracowników. Czasami biuro oferuje usługę samodzielnego odbioru od swoich klientów dokumentów.

Biuro rachunkowe online – warto?

Coraz bardziej popularne staje się korzystanie z biura rachunkowego online. W ten sposób firma może mieć swoją siedzibę nawet na drugim końcu kraju – nie stanowi to problemu. Księgowość online najczęściej jest sporo tańsza od tradycyjnej, ponieważ nie jest wówczas generowanych wiele kosztów. Takie biuro rachunkowe ma także sporo zautomatyzowanych procesów, a do prowadzenia księgowości wykorzystuje się oprogramowanie. Takie rozwiązanie jest tańsze i nierzadko wygodniejsze. Częściej sięgają po niego młodzi przedsiębiorcy, najczęściej tacy, którzy wykonują wolne zawody, a ich sprawy księgowe nie są zbyt skomplikowane. Dla takiego właściciela firmy biuro rachunkowe online jest rozwiązaniem, które oszczędza naprawdę sporo czasu, jest proste i przejrzyste.

Czym dokładnie zajmuje się biuro rachunkowe?

Działanie biura rachunkowego w przypadku większości przedsiębiorców jest związane z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów (lub innego sposobu rozliczania się z należnego podatku). Na skutek obecnych zmian, biuro rachunkowe zajmuje się również Jednolitym Plikiem Kontrolnym, w tym JPK_VAT. W zakresie działalności firmy świadczącej usługi księgowe znajduje się również między innymi prowadzenie ewidencji ryczałtu, prowadzenie ewidencji na potrzeby VAT oraz sporządzanie odpowiednich deklaracji w tym zakresie. Ważnym elementem jest również prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wyposażenia firmy. W ramach swojej działalności, biuro rachunkowe proponuje także sporządzanie rozliczeń podatkowych klienta.

Odrębnym działem biura rachunkowego jest troska o usługi kadrowo-płacowe. Ich zakres obejmuje sporządzanie umów: o pracę, zleceń i umów o dzieło, a także sporządzanie list płac i rachunków na podstawie na przykład listy obecności pracowników. Wykwalifikowane biuro rachunkowe jest odpowiedzialne za prowadzenie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym, i do bezpośredniego kontaktowania się z tymi instytucjami na wypadek wątpliwości. Pracownicy zajmują się również pomocą przy prowadzeniu pełniej dokumentacji kadrowej oraz akt osobowych. Należy pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi nakazami RODO, działalność biur rachunkowych, którym powierzane są dane osób zatrudnionych, musi być ściśle regulowana i z biurem należy podpisać odpowiednią umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Biuro rachunkowe, o ile tylko otrzyma stosowne pełnomocnictwo, reprezentuje również daną firmę przed urzędami, takimi jak ZUS i urząd skarbowy. Dotyczy to sytuacji, kiedy jakąś dokumentację należy uzupełnić o dodatkowe dane i konieczne jest bezpośrednie udanie się do urzędu. Zapewnienie pełnomocnictwa dla biura rachunkowego jest również wygodne na wypadek kontroli. Wówczas przedsiębiorca nie musi samodzielnie się tym zajmować, a wszelka dokumentacja jest przeglądana w biurze rachunkowym. Daje to dodatkowe poczucie bezpieczeństwa. Właściciel firmy może zająć się swoimi sprawami i w mniejszym stopniu interesować się formalnościami.

Przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym, często na wiele lat, należy zwrócić uwagę na jej brzmienie. Zakres usług może być zróżnicowany i to również przekłada się na cenę usługi. W tym przypadku rozliczenie j następuje najczęściej co miesiąc i zależy od liczby wystawionych faktur. Czasami umówić się można na ryczałtową obsługę swojego przedsiębiorstwa. Wszystko zależy od ustaleń.

Biuro rachunkowe z pewnością jest niezbędnym elementem prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Rzadko który przedsiębiorca decyduje się na samodzielne zajmowanie się własną księgowością. Przepisy zmieniają się bardzo często, dokumentów koniecznych do złożenia jest wiele, dlatego najlepszym rozwiązaniem w tej sytuacji jest posiłkowanie się doświadczeniem osób, które księgowością zajmują się zawodowo i są na bieżąco ze wszystkimi informacjami.